Casi cualquier sistema de reservas puede poner un botón de Reservar ahora en tu web. Pero recibir la reserva es la parte fácil.
Si estás comparando software de reservas para tu escuela de surf, no te limites a comparar listas de funciones. Mira qué ocurre después de que alguien reserva. ¿Pueden los alumnos comprar varias clases y planificarlas más adelante? ¿Pueden cambiar una clase por su cuenta? ¿Puedes mantener disponibles distintos niveles sin dejar toda la semana cerrada de antemano? Y cuando cambian las condiciones, ¿se encarga el software de los siguientes pasos o acaba haciéndolo tu equipo?
Si la mayor parte de eso sigue siendo manual, puede que tengas reservas online. Pero gran parte de la escuela la sigues gestionando tú.
Al comparar software para escuelas de surf, no empieces por la lista de funciones. Mira cómo gestiona el trabajo que rodea a cada reserva:
Estas preguntas dicen mucho más que saber si un sistema incluye “reservas online”, “planificación” y “gestión de clientes”.
La mayoría de las personas no aprenden a surfear en una sola clase. Aun así, muchas escuelas siguen vendiendo las clases una a una. Un alumno reserva una clase de iniciación, la hace y después tiene que decidir si vuelve y reserva otra.
Los bonos de clases te permiten vender una parte mayor de ese recorrido por adelantado. Pero vender cinco clases solo funciona bien si no genera cinco veces más trabajo de planificación. Lo ideal es que el alumno compre el bono ahora y elija más adelante los momentos adecuados para las clases restantes.
Por eso la pregunta importante va más allá de “¿Este software permite vender bonos de clases?” También necesitas saber qué ocurre después de la compra. ¿Puede el alumno ver cuántas clases le quedan y planificar la siguiente por su cuenta, o tiene que organizarlo todo tu equipo?
Durante una demo, pide que te vendan un bono de cinco clases para principiantes. Después, que te enseñen exactamente cómo ese alumno planifica las clases dos, tres, cuatro y cinco.
La planificación en autoservicio es una de las formas más claras de ver si el software realmente automatiza una parte de tu escuela.
Los alumnos no siempre pueden asistir a la clase que reservaron. Las condiciones cambian, las clases se mueven y quienes tienen un bono todavía tienen que planificar su siguiente sesión. Si cada situación acaba en un email, una llamada o una conversación por WhatsApp, la reserva quizá empezó online, pero tu equipo sigue haciendo el trabajo después.
El autoservicio no significa perder el control. Tu escuela decide qué se puede reservar, cuándo se permiten cambios y qué reglas se aplican. Dentro de esas reglas, los alumnos pueden resolver por su cuenta los cambios y la planificación sencilla.
Esto es especialmente importante cuando vendes más bonos. Más clases vendidas no deberían traducirse automáticamente en más administración.
Prueba en la demo: pide que te enseñen cómo un alumno cambia la clase de mañana sin contactar con la escuela. Después pregunta qué tiene que hacer todavía tu equipo.
Algunos productos deben tener horarios fijos. Si tu clase grupal de iniciación siempre es los miércoles a las 10:00, no hay ningún problema en definirla así.
Pero no todo tiene por qué funcionar de esa manera. También puedes tener clases que encajan en varios momentos, instructores que imparten distintos productos o niveles y alumnos de nivel 1, 2 y 3 que no necesitan estar repartidos en un horario semanal completamente fijo antes de que haya reservas.
Un buen sistema de disponibilidad debería permitir las dos formas de trabajar. Define horarios fijos cuando la operativa lo necesite y mantén otros productos lo bastante flexibles como para seguir tus reglas y adaptarse a las reservas que realmente entran.
En esos productos flexibles puedes empezar por las condiciones: cuándo puede realizarse el producto, qué instructores pueden impartirlo y cuándo están disponibles. El software puede usar esas reglas para determinar qué opciones se pueden reservar de verdad.
Así no tienes que convertir cada posible clase en un hueco predefinido del calendario solo para ofrecerla online. Tú decides dónde debe ser fija la planificación y dónde tiene más sentido dejar opciones abiertas.
Para los alumnos con bonos, esa flexibilidad puede crear más oportunidades para planificar las clases restantes sin tener que esperar a que vuelva un único horario fijo.
Prueba en la demo: da ejemplos de ambos tipos de productos de tu escuela. Pide que te enseñen cómo configurarían los productos fijos y cómo mantendrían disponibles los flexibles sin planificar toda la semana de antemano.
Las escuelas de surf no trabajan en un entorno fijo. Cambia la previsión, cambian las olas y en algunos lugares la marea determina cuándo pueden darse las clases.
Por eso no preguntes solo si una reserva se puede cancelar o mover. Pregunta qué ocurre después. ¿Sabe el alumno que algo ha cambiado? ¿Puede elegir otro momento adecuado por su cuenta? ¿Puede tu equipo contactar con alumnos que todavía tienen una clase pendiente cuando se acercan buenas condiciones? ¿Tiene todo el mundo la información actualizada?
Para escuelas que dependen de las mareas, también conviene comprobar si los horarios de las clases pueden cambiar de un día a otro. Un software pensado alrededor de los mismos horarios fijos cada semana puede resultar restrictivo muy rápido cuando manda el agua.
Prueba en la demo: di que las condiciones de mañana han cambiado y pide que te enseñen todo el proceso, desde mover la clase hasta lo que ve después el alumno.
Para un alumno que vuelve, una cuenta de cliente puede ser mucho más que un lugar donde consultar una reserva antigua. Puede reunir próximas clases, clases restantes, planificación en autoservicio y la información necesaria antes de la siguiente sesión.
El recorrido de aprendizaje también puede continuar ahí. Con Viking Bookings, las escuelas pueden dar acceso a teoría online y llevar el control del nivel y el progreso de sus alumnos. Así, una parte mayor de la relación entre alumno y escuela se mantiene en un solo lugar en vez de quedar repartida entre el software de reservas, mensajes y notas separadas.
La configuración exacta depende de cada escuela. La pregunta útil es si el software sigue ayudando al alumno y al equipo después del pago, o si su trabajo prácticamente termina en cuanto se hace la reserva.
Después de unas cuantas clases, lo que necesita un alumno puede cambiar. Su nivel evoluciona, cambia el contenido de las clases y, con el tiempo, también puede cambiar el siguiente producto adecuado.
Esto es especialmente relevante cuando vendes bonos. Cinco clases no tienen por qué ser cinco citas idénticas. Si el progreso forma parte de tu forma de enseñar, el software debería poder acompañarlo.
Eso no significa que toda escuela de surf necesite un sistema complejo de gestión del aprendizaje. Pero instructores y personal de oficina sí deberían poder acceder a la información que necesitan sin que el progreso de un alumno viva únicamente en la cabeza de alguien, en una hoja de cálculo o en notas separadas.
Las comparativas de funciones suelen pasar por alto una de las mayores preocupaciones al elegir un sistema nuevo: trasladar tu escuela real.
Hay que configurar productos, traducir tu planificación al nuevo sistema y ayudar al equipo a entender la nueva forma de trabajar, mientras sigues atendiendo a clientes. Por eso cambiar de software puede parecer mucho más grande que decidir cuál tiene mejores funciones.
Habla del onboarding antes de decidir. Pregunta quién ayudará con la configuración, cómo se trasladará vuestra forma actual de trabajar y qué tendrá que hacer tu equipo antes de empezar.
En Viking Bookings conocemos esa transición por nuestra propia experiencia en los deportes acuáticos. Creamos Viking después de gestionar nosotros mismos una empresa de deportes acuáticos, así que los problemas de reservas, planificación, condiciones cambiantes y comunicación con clientes también los hemos vivido desde el lado del operador.
Reservas online, planificación, gestión de clientes y comunicación automática quedan muy bien con una casilla marcada al lado. Pero dos sistemas pueden marcar exactamente las mismas casillas y funcionar de forma totalmente distinta en un día de mucha actividad en tu escuela.
Lleva situaciones reales a la demo:
Esas respuestas te dirán mucho más que una comparativa de funciones.
Casi cualquier sistema puede recibir una reserva online. La pregunta real es cuánto trabajo le queda todavía a tu equipo después.
No elijas software para tu escuela de surf por lo que los clientes pueden reservar. Elígelo por lo que ocurre después.
