Presque n’importe quel système de réservation peut ajouter un bouton Réserver sur votre site. Mais prendre la réservation est la partie la plus simple.
Si vous comparez des logiciels de réservation pour votre école de surf, ne vous contentez pas de comparer des listes de fonctionnalités. Regardez surtout ce qui se passe après la réservation. Les élèves peuvent-ils acheter plusieurs cours et les planifier plus tard ? Peuvent-ils déplacer eux-mêmes un cours ? Pouvez-vous garder plusieurs niveaux réservables sans figer toute votre semaine à l’avance ? Et lorsque les conditions changent, le logiciel gère-t-il la suite ou votre équipe doit-elle encore intervenir ?
Si la plupart de ces étapes restent manuelles, vous avez peut-être un système de réservation en ligne. Mais une grande partie de votre école reste encore à gérer à la main.
Pour comparer des logiciels pour écoles de surf, ne commencez pas par la liste des fonctionnalités. Regardez comment le logiciel gère le travail autour de la réservation :
Ces questions en disent beaucoup plus que le simple fait de savoir si un système propose la “réservation en ligne”, le “planning” et la “gestion client”.
La plupart des gens n’apprennent pas à surfer en un seul cours. Pourtant, beaucoup d’écoles vendent encore leurs cours un par un. Un élève réserve un cours débutant, le suit, puis doit décider s’il revient réserver à nouveau.
Les forfaits de cours permettent de vendre une plus grande partie de ce parcours à l’avance. Mais vendre cinq cours n’est intéressant que si cela ne crée pas cinq fois plus de travail de planning. Idéalement, l’élève achète son forfait maintenant et choisit plus tard les moments adaptés pour ses cours restants.
La vraie question va donc plus loin que “Ce logiciel peut-il vendre des forfaits de cours ?” Il faut aussi regarder ce qui se passe après l’achat. L’élève peut-il voir combien de cours il lui reste et planifier lui-même le suivant, ou votre équipe doit-elle organiser chaque rendez-vous ?
Pendant une démo, demandez au fournisseur de vendre un forfait débutant de cinq cours. Demandez ensuite de montrer exactement comment l’élève planifie les cours deux, trois, quatre et cinq.
La planification en libre-service est l’un des moyens les plus simples de voir si un logiciel automatise réellement une partie du travail de l’école.
Les élèves ne peuvent pas toujours venir au cours réservé. Les conditions changent, les cours sont déplacés et les personnes qui ont un forfait doivent encore planifier leur prochaine session. Si chaque situation se termine par un e-mail, un appel ou une conversation WhatsApp, la réservation a peut-être commencé en ligne, mais votre équipe continue à faire le travail ensuite.
Le libre-service ne signifie pas perdre le contrôle. Votre école décide de ce qui peut être réservé, du moment où les changements sont autorisés et des règles qui s’appliquent. Dans ce cadre, les élèves peuvent gérer eux-mêmes les changements simples et la planification.
Cela devient particulièrement important lorsque vous vendez davantage de forfaits. Plus de cours vendus ne devrait pas automatiquement signifier plus d’administration.
Test en démo : demandez de montrer comment un élève déplace son cours du lendemain sans contacter l’école. Puis demandez ce que votre équipe doit encore faire.
Certains produits doivent avoir des horaires fixes. Si votre cours collectif débutant a toujours lieu le mercredi à 10 h, il est parfaitement logique de le définir ainsi.
Mais tous les produits n’ont pas besoin de fonctionner de cette manière. Vous pouvez aussi avoir des cours qui peuvent se dérouler à plusieurs moments adaptés, des moniteurs capables d’enseigner différents produits ou niveaux, et des élèves de niveaux 1, 2 et 3 qui n’ont pas besoin d’être répartis dans un planning hebdomadaire entièrement figé avant même qu’une réservation soit faite.
Un bon système de disponibilité doit permettre les deux approches. Définissez des horaires fixes lorsque l’exploitation le demande, tout en gardant d’autres produits suffisamment flexibles pour suivre vos règles et les réservations qui arrivent réellement.
Pour ces produits flexibles, vous pouvez partir des conditions : quand le produit peut-il avoir lieu, quels moniteurs peuvent l’enseigner et quand sont-ils disponibles ? Le logiciel peut utiliser ces règles pour déterminer quelles options peuvent réellement être réservées.
Vous n’avez donc pas besoin de transformer chaque cours possible en créneau prédéfini dans le calendrier simplement pour le rendre disponible en ligne. Vous choisissez où le planning doit être fixe et où il est plus logique de garder des options ouvertes.
Pour les élèves qui ont un forfait, cette flexibilité peut offrir davantage de possibilités pour planifier les cours restants, au lieu d’attendre qu’un seul créneau prédéfini revienne.
Test en démo : donnez des exemples des deux types de produits de votre école. Demandez de montrer comment les produits fixes seraient configurés et comment les produits flexibles resteraient réservables sans planifier toute la semaine à l’avance.
Les écoles de surf ne travaillent pas dans un environnement fixe. Les prévisions changent, les vagues changent et, à certains endroits, la marée détermine quand les cours peuvent avoir lieu.
Ne demandez donc pas seulement si une réservation peut être annulée ou déplacée. Demandez ce qui se passe ensuite. L’élève sait-il que quelque chose a changé ? Peut-il choisir lui-même un autre moment adapté ? Votre équipe peut-elle contacter les élèves qui doivent encore planifier un cours lorsque de bonnes conditions arrivent ? Est-ce que toutes les personnes concernées disposent ensuite des informations à jour ?
Pour les écoles qui dépendent des marées, il est également utile de vérifier si les horaires peuvent varier d’un jour à l’autre. Un logiciel conçu autour des mêmes heures de départ chaque semaine peut vite devenir contraignant lorsque l’eau en décide autrement.
Test en démo : dites que les conditions de demain ont changé et demandez de montrer tout le processus, depuis le déplacement du cours jusqu’à ce que l’élève voit ensuite.
Pour un élève qui revient, un compte client peut être bien plus qu’un endroit où retrouver une ancienne réservation. Il peut regrouper les prochains cours, les cours restants, la planification en libre-service et les informations nécessaires avant la prochaine session.
Le parcours d’apprentissage peut aussi continuer à cet endroit. Avec Viking Bookings, les écoles peuvent donner aux élèves accès à de la théorie en ligne et suivre leur niveau et leur progression. Une plus grande partie de la relation entre l’élève et l’école reste ainsi au même endroit, plutôt que d’être répartie entre le logiciel de réservation, les messages et des notes séparées.
La configuration exacte dépend de votre école. La bonne question est de savoir si le logiciel continue à aider l’élève et votre équipe après le paiement, ou si son rôle s’arrête pratiquement dès que la réservation est faite.
Après quelques cours, les besoins d’un élève peuvent changer. Son niveau évolue, le contenu des cours change et, à terme, le prochain produit adapté peut lui aussi être différent.
C’est particulièrement important lorsque vous vendez des forfaits. Cinq cours ne signifient pas forcément cinq rendez-vous identiques. Si la progression fait partie de votre méthode d’enseignement, le logiciel doit pouvoir l’accompagner.
Cela ne signifie pas que chaque école de surf a besoin d’un système complexe de gestion de l’apprentissage. Mais les moniteurs et l’équipe administrative doivent pouvoir accéder aux informations nécessaires sans que la progression d’un élève reste uniquement dans la tête de quelqu’un, dans un tableur ou dans des notes séparées.
Les comparatifs de fonctionnalités passent souvent à côté de l’une des principales préoccupations lors du choix d’un nouveau système : transférer le fonctionnement réel de votre école.
Il faut configurer les produits, traduire votre planning dans le nouveau système et aider votre équipe à comprendre le nouveau fonctionnement, tout en continuant à accueillir vos clients. Le changement peut donc sembler bien plus important que simplement choisir le logiciel qui possède les meilleures fonctionnalités.
Parlez de l’onboarding avant de décider. Demandez qui vous aidera à configurer le système, comment votre fonctionnement actuel sera transféré et ce que votre équipe devra faire avant la mise en service.
Chez Viking Bookings, nous connaissons cette transition grâce à notre propre expérience dans les sports nautiques. Nous avons créé Viking après avoir nous-mêmes géré une entreprise de sports nautiques. Les problèmes liés aux réservations, au planning, aux conditions changeantes et à la communication client, nous les avons donc aussi vécus du côté de l’exploitant.
Réservation en ligne, planning, gestion client et communication automatisée paraissent rassurants lorsqu’une case est cochée à côté. Pourtant, deux systèmes peuvent cocher exactement les mêmes cases et fonctionner très différemment pendant une journée chargée dans votre école.
Apportez plutôt des situations réelles à la démo :
Ces réponses vous en diront beaucoup plus qu’un comparatif de fonctionnalités.
Presque n’importe quel système peut accepter une réservation en ligne. La vraie question est de savoir combien de travail reste ensuite à votre équipe.
Ne choisissez pas un logiciel pour école de surf en fonction de ce que les clients peuvent réserver. Choisissez-le en fonction de ce qui se passe ensuite.
