Las cancelaciones por el tiempo forman parte del día a día de una escuela de deportes acuáticos. Una escuela de surf puede tener que cancelar porque no hay olas, mientras que una escuela de kitesurf o wingfoil puede cambiar sus planes porque no hay suficiente viento.
Decidir que una clase no puede seguir adelante normalmente no es la parte difícil. El trabajo empieza cuando cada cliente afectado necesita un nuevo hueco en la planificación.
Cancelar una clase no tiene por qué significar que tengas que reprogramar personalmente a cada cliente. Con la disponibilidad adecuada, los clientes pueden elegir por su cuenta una nueva clase. La escuela evita mucho intercambio de mensajes y el cliente tiene más libertad para encontrar un momento que realmente le encaje.
Las escuelas de surf, kitesurf y wingfoil siempre han adaptado su planificación a las condiciones. A veces no puede seguir adelante un día entero, pero la decisión también puede ser mucho más concreta. Una escuela puede cancelar solo un nivel, una categoría de producto o unas pocas reservas mientras el resto continúa según lo previsto.
Viking facilita actuar sobre esa decisión. La vista diaria te muestra lo que está planificado y te permite decidir qué clases deben liberarse para reprogramarlas.
La mayor diferencia llega después. Sin reprogramación por parte del cliente, cada clase cancelada puede convertirse en una conversación de planificación independiente.
Cuando una clase de surf se cancela porque no hay olas, o una clase de kitesurf o wingfoil no puede realizarse por el viento, el cliente sigue necesitando otra fecha. Tradicionalmente, la escuela tiene que ponerse en contacto con él y empezar a buscar una alternativa.
Puedes proponer una fecha y descubrir que el cliente no puede, mientras que su fecha preferida cae justo en un día sin disponibilidad adecuada. Si además hay llamadas sin responder y respuestas de email que tardan, unas pocas cancelaciones pueden generar rápidamente una larga cadena de conversaciones individuales.
El problema no es solo avisar de que la clase se ha cancelado. Es encontrar un nuevo momento que encaje en ambos calendarios.
Cuando liberas una clase para reprogramarla en Viking, puedes avisar al cliente por email y/o SMS. La clase vuelve a su paquete de clases para que pueda utilizarla de nuevo en lugar de perderla.
Después, el cliente abre el Portal del cliente y elige un nuevo momento disponible. Un alumno de surf puede buscar otro día con disponibilidad adecuada, y un cliente de kitesurf o wingfoil puede hacer lo mismo sin que la escuela tenga que proponer fechas una a una.
Para la escuela significa menos reprogramación manual. Para el cliente, poder elegir una nueva clase cuando le venga bien.
Dejar que los clientes reprogramen por su cuenta puede parecer que reduces el control sobre la planificación. No es así cuando la escuela ya ha definido de antemano la disponibilidad entre la que pueden elegir.
En Viking, la disponibilidad que configuras determina qué puede reservarse realmente. Puedes definir disponibilidad para productos y categorías de productos. En los cursos también puede tenerse en cuenta qué instructores pueden impartir un producto y cuándo están disponibles.
Eso hace que el proceso sea más fácil de automatizar. En lugar de que una persona revise las mismas condiciones cada vez que un cliente cancelado necesita otra clase, tú defines cuándo puede reservarse una clase y dejas que el cliente elija dentro de esas posibilidades.
Una buena disponibilidad no solo ayuda a llenar la planificación original. También te permite devolver al cliente la elección de una nueva fecha cuando las condiciones obligan a mover una clase.
El tiempo no afecta siempre a todas las clases de la misma manera. Una escuela de surf puede cancelar un nivel mientras otro continúa. Una escuela de kitesurf o una escuela de wingfoil puede tomar la misma clase de decisión según las condiciones, los productos y los clientes implicados.
La decisión sigue siendo de la escuela. Viking facilita ver qué está planificado y liberar las clases afectadas para reprogramarlas, tanto si se trata de reservas individuales como de un nivel, una categoría de producto o una parte mayor del día.
Tú decides qué puede seguir adelante. Los clientes solo tienen que reprogramar las clases que realmente necesitan cambiarse.
Es fácil ver esta opción únicamente como una forma de ahorrar trabajo administrativo, pero el proceso tradicional tampoco es especialmente cómodo para el cliente. Tiene que responder a llamadas o emails, comparar las propuestas de la escuela con su calendario y seguir intercambiando opciones hasta encontrar una fecha adecuada para ambos.
Con la reprogramación por cuenta propia, los clientes pueden abrir el Portal del cliente cuando les venga bien, ver las opciones que realmente están disponibles y elegir una. Ganan flexibilidad sin que la escuela pierda control, porque cada opción sigue la disponibilidad que tú has configurado.
Menos planificación manual para la escuela puede significar más libertad para el cliente.
No puedes automatizar la decisión de si las olas, el viento u otras condiciones de hoy son adecuadas para una clase concreta. Esa decisión sigue correspondiendo a la escuela.
Lo que ocurre después sí puede ser mucho más sencillo. Libera las clases que no pueden realizarse, informa a los clientes afectados y deja que elijan un nuevo momento disponible desde el Portal del cliente. Tu disponibilidad determina qué pueden elegir, así que el autoservicio no implica perder el control de la planificación.
Cancelar una clase no tiene por qué significar que tengas que reprogramar personalmente a cada cliente.
Viking Bookings reúne disponibilidad, planificación, comunicación con clientes y reprogramación por parte del cliente para que un cambio de tiempo no genere automáticamente horas de trabajo adicional.
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