Les annulations liées à la météo font partie du quotidien d’une école de sports nautiques. Une école de surf peut devoir annuler faute de vagues, tandis qu’une école de kitesurf ou de wingfoil peut modifier son planning parce qu’il n’y a pas assez de vent.
Décider qu’un cours ne peut pas avoir lieu n’est généralement pas la partie la plus compliquée. Le travail commence lorsque chaque client concerné a besoin d’un nouveau créneau dans le planning.
Annuler un cours ne doit pas obliger votre équipe à replanifier chaque client à la main. Avec les bonnes disponibilités, les clients peuvent choisir eux-mêmes un nouveau cours. L’école évite de nombreux allers-retours et les clients ont plus de liberté pour trouver un moment qui leur convient vraiment.
Les écoles de surf, de kitesurf et de wingfoil ont toujours adapté leur planning aux conditions. Parfois, une journée entière ne peut pas avoir lieu, mais la décision peut aussi être beaucoup plus précise. Une école peut annuler uniquement un certain niveau, une catégorie de produit ou quelques réservations pendant que le reste se déroule comme prévu.
Viking facilite la mise en œuvre de cette décision. La vue quotidienne vous montre ce qui est prévu et vous aide à décider quels cours doivent être libérés pour être replanifiés.
La plus grande différence vient ensuite. Sans replanification par le client, chaque cours annulé peut devenir un échange de planning distinct.
Lorsqu’un cours de surf est annulé faute de vagues, ou qu’un cours de kitesurf ou de wingfoil ne peut pas avoir lieu à cause du vent, le client a toujours besoin d’une nouvelle date. Traditionnellement, l’école doit le contacter et chercher une autre possibilité.
Vous proposez une date, mais le client n’est pas disponible. La date qu’il préfère tombe justement un jour où vous n’avez pas de disponibilité adaptée. Ajoutez les appels sans réponse et les e-mails qui tardent, et quelques annulations météo peuvent rapidement créer une longue série d’échanges individuels.
Le problème n’est pas seulement d’informer le client que son cours est annulé. Il faut trouver un nouveau moment qui convient aux deux agendas.
Lorsqu’un cours est libéré pour être replanifié dans Viking, le client peut être informé par e-mail et/ou SMS. Le cours revient dans son forfait afin qu’il puisse l’utiliser à nouveau au lieu de le perdre.
Le client ouvre ensuite son Espace client et choisit lui-même un nouveau créneau disponible. Un élève de surf peut trouver un autre jour avec une disponibilité adaptée, et un client de kitesurf ou de wingfoil peut faire de même sans que l’école propose les dates une par une.
Pour l’école, cela signifie moins de replanification manuelle. Pour le client, cela signifie pouvoir choisir lui-même un nouveau cours au moment qui lui convient.
Laisser les clients replanifier eux-mêmes peut donner l’impression de perdre le contrôle du planning. C’est différent lorsque l’école a déjà défini les disponibilités parmi lesquelles ils peuvent choisir.
Dans Viking, les disponibilités que vous configurez déterminent ce qui peut réellement être réservé. Vous pouvez définir des disponibilités pour les produits et les catégories de produits. Pour les cours, elles peuvent aussi tenir compte des moniteurs capables d’enseigner un produit et de leurs disponibilités.
C’est ce qui facilite l’automatisation du processus. Au lieu qu’un responsable vérifie les mêmes conditions à chaque fois qu’un client a besoin d’un nouveau cours après une annulation, vous définissez quand un cours peut être réservé et laissez le client choisir parmi ces possibilités.
De bonnes disponibilités ne servent donc pas seulement à remplir le planning initial. Elles permettent aussi de rendre la replanification au client lorsque les conditions obligent à déplacer des cours.
La météo n’affecte pas toujours tous les cours de la même façon. Une école de surf peut annuler un niveau tandis qu’un autre continue. Une école de kitesurf ou un centre de wingfoil peut prendre le même type de décision selon les conditions, les produits et les clients concernés.
Cette décision reste entre les mains de l’école. Viking permet de voir clairement ce qui est prévu et de libérer les cours concernés pour les replanifier, qu’il s’agisse de réservations individuelles, d’un niveau, d’une catégorie de produit ou d’une plus grande partie de la journée.
Vous décidez de ce qui peut encore avoir lieu. Les clients ne replanifient que les cours qui doivent réellement être déplacés.
Il est facile de voir cette option uniquement comme un moyen de réduire le travail administratif. Pourtant, le processus traditionnel n’est pas particulièrement pratique pour le client non plus. Il doit répondre aux appels ou aux e-mails, comparer les propositions de l’école avec son propre agenda et continuer jusqu’à ce que les deux côtés trouvent une date adaptée.
Avec la replanification en libre-service, les clients peuvent ouvrir leur Espace client quand cela leur convient, voir les options réellement disponibles et en choisir une. Ils gagnent en flexibilité sans réduire le contrôle de l’école, puisque chaque option respecte toujours les disponibilités que vous avez configurées.
Moins de planning manuel pour l’école peut signifier plus de liberté pour le client.
Vous ne pouvez pas automatiser la décision de savoir si les vagues, le vent ou les autres conditions du jour conviennent à un cours précis. Cette décision appartient toujours à l’école de sports nautiques.
Ce qui se passe ensuite peut être beaucoup plus simple. Libérez les cours qui ne peuvent pas avoir lieu, informez les clients concernés et laissez-les choisir un nouveau créneau disponible depuis leur Espace client. Vos disponibilités déterminent ce qu’ils peuvent choisir, donc la replanification en libre-service ne signifie pas perdre le contrôle du planning.
Annuler un cours ne doit pas obliger votre équipe à replanifier chaque client à la main.
Viking Bookings réunit disponibilités, planning, communication client et replanification par le client afin qu’un changement de météo ne crée pas automatiquement des heures de travail de planning supplémentaires.
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