Annuleringen door het weer horen bij het runnen van een watersportschool. Een surfschool kan een les moeten annuleren omdat er geen golven zijn, terwijl een kitesurf- of wingfoilschool de planning moet aanpassen omdat er te weinig wind staat.
Beslissen dat een les niet door kan gaan is meestal niet het moeilijke deel. Het werk begint wanneer iedere getroffen klant een nieuwe plek in de planning nodig heeft.
Een les annuleren hoeft niet te betekenen dat je iedere klant zelf opnieuw moet inplannen. Met de juiste beschikbaarheid kunnen klanten zelf een nieuwe les kiezen. Dat scheelt veel heen-en-weer contact en geeft klanten meer vrijheid om een moment te kiezen dat echt past.
Surf-, kitesurf- en wingfoilscholen passen hun planning altijd al aan de omstandigheden aan. Soms kan een hele dag niet doorgaan, maar de beslissing kan ook veel specifieker zijn. Een school kan bijvoorbeeld alleen een bepaald niveau, één productcategorie of een paar boekingen annuleren terwijl de rest gewoon doorgaat.
Viking maakt het makkelijker om die beslissing uit te voeren. In het dagoverzicht zie je wat er gepland staat en bepaal je welke lessen moeten worden vrijgegeven om opnieuw in te plannen.
Het grootste verschil komt daarna. Zonder zelf opnieuw inplannen kan iedere geannuleerde les veranderen in een apart planningsgesprek met de klant.
Wanneer een surfles door het ontbreken van golven wordt geannuleerd, of een kite- of wingfoilles door de wind niet door kan gaan, heeft de klant nog steeds een nieuwe lesdatum nodig. Traditioneel betekent dit dat de school contact opneemt en samen met de klant een alternatief probeert te vinden.
Je stelt een datum voor, maar de klant kan niet. De datum die de klant wél wil, valt juist op een dag zonder geschikte beschikbaarheid. Tel onbeantwoorde telefoontjes en trage e-mailreacties erbij op en een paar weersannuleringen leveren al snel een lange reeks losse planningsgesprekken op.
Het probleem is niet alleen dat je moet doorgeven dat een les niet doorgaat. Je moet een nieuw moment vinden dat in beide agenda's past.
Wanneer je in Viking een les vrijgeeft om opnieuw in te plannen, kan de klant per e-mail en/of sms worden geïnformeerd. De les komt terug in het lespakket, zodat de klant hem opnieuw kan gebruiken in plaats van kwijt te raken.
De klant opent daarna het Klantportaal en kiest zelf een nieuw beschikbaar moment. Een surfcursist kan een andere dag met geschikte lesbeschikbaarheid kiezen, net zoals een kite- of wingfoilklant dat kan doen zonder dat de school één voor één datums hoeft voor te stellen.
Voor de school betekent dat minder handmatig opnieuw plannen. Voor de klant betekent het zelf een nieuwe les kunnen kiezen wanneer dat uitkomt.
Klanten zelf laten omboeken kan klinken alsof je de controle over je planning weggeeft. Dat werkt anders wanneer de school vooraf bepaalt uit welke beschikbaarheid klanten mogen kiezen.
In Viking bepaalt de beschikbaarheid die je instelt wat daadwerkelijk geboekt kan worden. Je kunt beschikbaarheid instellen voor producten en productcategorieën. Bij cursussen kan ook worden meegenomen welke instructeurs een product kunnen geven en wanneer zij beschikbaar zijn.
Daardoor kun je dit proces makkelijker automatiseren. In plaats van dat een planner steeds opnieuw dezelfde voorwaarden controleert wanneer een geannuleerde klant een nieuwe les nodig heeft, bepaal jij wanneer een les geboekt kan worden en laat je de klant binnen die mogelijkheden zelf kiezen.
Goede beschikbaarheid helpt dus niet alleen om je oorspronkelijke planning te vullen. Het geeft je ook de ruimte om het opnieuw inplannen aan de klant over te laten wanneer lessen door de omstandigheden moeten worden verplaatst.
Lees hoe beschikbaarheidsregels bepalen wat klanten in Viking kunnen boeken.
Het weer heeft niet altijd op iedere les dezelfde invloed. Een surfschool kan één niveau annuleren terwijl een ander niveau doorgaat. Een kitesurfschool of wingfoilschool kan dezelfde operationele keuze maken op basis van de omstandigheden, producten en klanten.
Die beslissing blijft bij de school. Viking maakt het eenvoudig om te zien wat er gepland staat en de getroffen lessen vrij te geven om opnieuw in te plannen, of het nu gaat om losse boekingen, een niveau, een productcategorie of een groter deel van de dag.
Jij bepaalt wat nog door kan gaan. Klanten hoeven alleen de lessen opnieuw te plannen die echt moeten worden verplaatst.
Zelf opnieuw inplannen is niet alleen een manier om administratief werk te besparen. Het traditionele proces is voor klanten ook niet bijzonder handig. Ze moeten telefoontjes of e-mails beantwoorden, voorstellen van de school naast hun eigen agenda leggen en blijven afstemmen tot er een geschikte datum is.
Met zelf opnieuw inplannen kunnen klanten het Klantportaal openen wanneer het hun uitkomt, de mogelijkheden zien die daadwerkelijk beschikbaar zijn en er één kiezen. Ze krijgen meer flexibiliteit zonder dat de school minder controle heeft, want iedere optie volgt nog steeds de beschikbaarheid die jij hebt ingesteld.
Minder handmatig plannen voor de school kan meer vrijheid voor de klant betekenen.
Je kunt de beslissing of de golven, wind of andere omstandigheden vandaag geschikt zijn voor een bepaalde les niet automatiseren. Die beslissing blijft bij de watersportschool.
Wat daarna gebeurt kan wel veel eenvoudiger. Geef de lessen vrij die niet door kunnen gaan, informeer de getroffen klanten en laat hen via het Klantportaal zelf een nieuw beschikbaar moment kiezen. Je beschikbaarheid bepaalt waaruit ze kunnen kiezen, dus zelfservice betekent niet dat je de controle over de planning verliest.
Een les annuleren hoeft niet te betekenen dat je iedere klant zelf opnieuw moet inplannen.
Viking Bookings brengt beschikbaarheid, planning, klantcommunicatie en zelf opnieuw inplannen samen, zodat weersveranderingen niet automatisch uren extra planningswerk opleveren.
Wil je zien hoe dit voor jouw school kan werken? Bekijk hoe het Viking Klantportaal werkt of vraag een demo aan.
