Wetterbedingte Absagen gehören zum Alltag einer Wassersportschule. Eine Surfschule muss vielleicht absagen, weil die Wellen fehlen, während eine Kitesurf- oder Wingfoil-Schule ihre Planung ändern muss, weil nicht genug Wind da ist.
Zu entscheiden, dass ein Kurs nicht stattfinden kann, ist meist nicht der schwierige Teil. Die Arbeit beginnt, wenn jeder betroffene Kunde einen neuen Platz im Zeitplan braucht.
Eine Absage muss nicht bedeuten, dass du jeden Kunden selbst neu einplanen musst. Mit der passenden Verfügbarkeit können Kunden selbst einen neuen Kurs wählen. Das spart viel Hin und Her und gibt ihnen mehr Freiheit, einen Termin zu finden, der wirklich passt.
Surf-, Kitesurf- und Wingfoil-Schulen passen ihre Planung seit jeher an die Bedingungen an. Manchmal kann ein ganzer Tag nicht stattfinden, die Entscheidung kann aber auch viel gezielter sein. Eine Schule kann nur ein bestimmtes Niveau, eine Produktkategorie oder einige wenige Buchungen absagen, während alles andere wie geplant weiterläuft.
Viking macht es einfacher, diese Entscheidung umzusetzen. In der Tagesübersicht siehst du, was geplant ist, und entscheidest, welche Kurse zur Umbuchung freigegeben werden sollen.
Der größere Unterschied kommt danach. Ohne selbstständige Umbuchung kann jeder abgesagte Kurs zu einem eigenen Planungsgespräch mit dem Kunden werden.
Wenn ein Surfkurs wegen fehlender Wellen ausfällt oder ein Kitesurf- oder Wingfoil-Kurs wegen des Winds nicht stattfinden kann, braucht der Kunde trotzdem einen neuen Termin. Klassisch bedeutet das, dass die Schule Kontakt aufnimmt und nach einer Alternative sucht.
Du schlägst einen Termin vor, aber der Kunde kann nicht. Sein Wunschtermin liegt wiederum an einem Tag, an dem du keine passende Verfügbarkeit hast. Dazu kommen unbeantwortete Anrufe und verspätete E-Mail-Antworten. Schon einige Wetterabsagen können so eine lange Reihe einzelner Planungsgespräche auslösen.
Das Problem besteht nicht nur darin, die Absage mitzuteilen. Es geht darum, einen neuen Termin zu finden, der in beide Kalender passt.
Wenn du einen Kurs in Viking zur Umbuchung freigibst, kann der Kunde per E-Mail und/oder SMS informiert werden. Der Kurs wird wieder seinem Kurspaket gutgeschrieben, sodass er ihn erneut nutzen kann, statt ihn zu verlieren.
Anschließend öffnet der Kunde das Kundenportal und wählt selbst einen neuen verfügbaren Termin. Ein Surfschüler kann einen anderen Tag mit passender Kursverfügbarkeit finden. Kitesurf- und Wingfoil-Kunden können dasselbe tun, ohne dass die Schule einzeln Termine vorschlagen muss.
Für die Schule bedeutet das weniger manuelle Neuplanung. Für den Kunden bedeutet es, selbst einen neuen Kurstermin auswählen zu können.
Kunden selbst umbuchen zu lassen kann zunächst so wirken, als würdest du Kontrolle über deine Planung abgeben. Anders sieht es aus, wenn die Schule vorher festlegt, aus welcher Verfügbarkeit Kunden wählen dürfen.
In Viking bestimmt die eingerichtete Verfügbarkeit, was tatsächlich gebucht werden kann. Du kannst Verfügbarkeit für Produkte und Produktkategorien festlegen. Bei Kursen kann außerdem berücksichtigt werden, welche Trainer ein Produkt unterrichten können und wann sie verfügbar sind.
Dadurch lässt sich der Ablauf leichter automatisieren. Statt dass ein Planer jedes Mal dieselben Bedingungen prüft, wenn ein Kunde nach einer Absage einen neuen Termin braucht, legst du fest, wann ein Kurs buchbar ist, und lässt Kunden innerhalb dieser Möglichkeiten selbst wählen.
Gute Verfügbarkeit hilft also nicht nur dabei, den ursprünglichen Zeitplan zu füllen. Sie gibt dir auch die Sicherheit, die Neuplanung dem Kunden zu überlassen, wenn die Bedingungen eine Verschiebung nötig machen.
Lies, wie Verfügbarkeitsregeln beeinflussen, was Kunden in Viking buchen können.
Das Wetter betrifft nicht jeden Kurs auf dieselbe Weise. Eine Surfschule kann ein Niveau absagen, während ein anderes weiterläuft. Eine Kitesurfschule oder Wingfoil-Schule kann je nach Bedingungen, Produkten und Kunden dieselbe Art von Entscheidung treffen.
Diese Entscheidung bleibt bei der Schule. Viking macht es übersichtlich, zu sehen, was geplant ist, und die betroffenen Kurse zur Umbuchung freizugeben, egal ob es um einzelne Buchungen, ein Niveau, eine Produktkategorie oder einen größeren Teil des Tages geht.
Du entscheidest, was noch stattfinden kann. Kunden müssen nur die Kurse neu planen, die wirklich verschoben werden müssen.
Selbstständiges Umbuchen lässt sich leicht nur als Möglichkeit sehen, Verwaltungsarbeit zu sparen. Der klassische Ablauf ist für Kunden aber ebenfalls nicht besonders bequem. Sie müssen Anrufe oder E-Mails beantworten, Vorschläge der Schule mit ihrem eigenen Kalender vergleichen und so lange abstimmen, bis beide Seiten einen passenden Termin finden.
Beim selbstständigen Umbuchen können Kunden das Kundenportal öffnen, wann es ihnen passt, die tatsächlich verfügbaren Möglichkeiten sehen und eine auswählen. Sie bekommen mehr Flexibilität, ohne dass die Schule weniger Kontrolle hat, denn jede Option folgt weiterhin der von dir eingerichteten Verfügbarkeit.
Weniger manuelle Planung für die Schule kann mehr Freiheit für den Kunden bedeuten.
Die Entscheidung, ob die heutigen Wellen, der Wind oder andere Bedingungen für einen bestimmten Kurs passen, lässt sich nicht automatisieren. Diese Entscheidung bleibt bei der Wassersportschule.
Was danach passiert, kann deutlich einfacher sein. Gib die Kurse frei, die nicht stattfinden können, informiere die betroffenen Kunden und lass sie über das Kundenportal selbst einen neuen verfügbaren Termin wählen. Deine Verfügbarkeit bestimmt, was sie auswählen können. Selbst umbuchen zu können bedeutet also nicht, die Kontrolle über den Zeitplan zu verlieren.
Eine Absage muss nicht bedeuten, dass du jeden Kunden selbst neu einplanen musst.
Viking Bookings verbindet Verfügbarkeit, Planung, Kundenkommunikation und selbstständiges Umbuchen, damit Wetteränderungen nicht automatisch stundenlange zusätzliche Planungsarbeit verursachen.
Möchtest du sehen, wie das für deine Schule funktionieren kann? Sieh dir das Viking Kundenportal an oder fordere eine Demo an.
