Eine online bezahlte Unterrichtsstunde, eine am Empfang bezahlte Vermietung und ein in zwei Raten bezahlter Kurs müssen alle in deiner Verwaltung ankommen. Viking Bookings hält Buchungen, Kundendaten und erfasste Zahlungen zusammen. Anschließend kannst du diese Daten in Excel oder deiner eigenen Buchhaltungssoftware nutzen.
Das ist eine bewusste Entscheidung: Du sollst deine Verwaltung mit den Buchhaltungslösungen organisieren und automatisieren können, die zu deinem Betrieb und deinem Land passen.
Wenn deine Buchhaltung vollständig von deiner Buchungssoftware abhängt, kann eine fehlende lokale Steuerfunktion zum Verwaltungsproblem werden. Dann brauchst du möglicherweise eine Behelfslösung oder musst warten, bis der Anbieter die Funktion entwickelt.
Viking hält Buchungs- und Zahlungsdaten bewusst zusammen und lässt dir die Wahl, wie du sie in der Buchhaltung verarbeitest. Deine Buchhaltungslösung kann zu deinem Land, deiner Unternehmensstruktur und der Arbeitsweise deiner Buchhaltung passen.
Lokale Buchhaltungsanforderungen sollten nicht davon abhängen, was deine Buchungssoftware unterstützt.
In deinem Buchhaltungsprogramm richtest du die passende Verarbeitung ein, einschließlich Umsatzsteuersätzen je Produkt und, wo zutreffend, des Reverse-Charge-Verfahrens. Je nach Software und Einrichtung kannst du auch die weitere Verarbeitung sowie Teile der steuerlichen Auswertungen oder Steuererklärungen automatisieren.
Viking liefert die Daten aus deinem Tagesgeschäft und den Zugang zu Transaktionsdaten. Deine gewählte Buchhaltungssoftware wendet die eingerichteten Buchhaltungsregeln an. So kannst du die Einrichtung anpassen, ohne darauf zu warten, dass Viking jede einzelne Steuerfunktion entwickelt.
Ein gut besuchtes Wassersportcenter erhält Zahlungen auf unterschiedlichen Wegen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Ein Kunde bezahlt eine Surfstunde online, ein anderer eine Vermietung vor Ort und ein dritter den Restbetrag eines Kurses.
Viking verknüpft erfasste Zahlungen mit der zugehörigen Buchung und den Kundendaten. Dein Team kann im Tagesgeschäft den Zahlungsstatus prüfen und über Berichtsfilter Buchungen mit offenen Beträgen finden.
So kannst du zum Beispiel Buchungen erkennen, bei denen die Unterrichtsstunden bereits stattgefunden haben, die Zahlung aber noch aussteht. Dein Team erhält eine konkrete Liste zum Nachfassen, statt jede Buchung einzeln zu prüfen.
Deine Verwaltung beginnt damit, zu wissen, was gebucht und bezahlt wurde und was noch offen ist.
Eine Buchung bedeutet nicht immer eine einzige Zahlung. Ein Kunde kann im März einen Kitesurfkurs buchen, sofort eine Anzahlung leisten und den Rest im April bezahlen.
Vikings Transaction Report führt jede erfasste Zahlung nach Zahlungsdatum auf, auch Teilzahlungen. Er zeigt außerdem die zugehörige Buchung und das Datum der ersten Unterrichtsstunde. So bleibt die Zahlung mit der Aktivität verbunden, zu der sie gehört.
Buchungsberichte beantworten Fragen zu Buchungen, Transaktionsberichte zeigen Zahlungen und Kursberichte die absolvierten Unterrichtsstunden. Diese Daten können auseinanderliegen. Deshalb erfüllt jeder Bericht einen anderen Zweck.
Lies nach, wie Vikings Berichte funktionieren.
Nach unserer Erfahrung nutzen kleinere Wassersportschulen häufig einen Export, um ihre Verwaltung in Excel weiterzuführen. Sie brauchen eine leicht zugängliche Übersicht ihrer Transaktionen, ohne eine individuelle Anbindung einzurichten.
Du kannst den Transaction Report zur weiteren Verarbeitung exportieren oder mit der Person teilen, die deine Buchhaltung übernimmt. Ausgangspunkt sind die bereits in Viking erfassten Zahlungsdaten, statt einer separaten Liste neben deinen Buchungen.
Solange der Verwaltungsaufwand überschaubar bleibt, kannst du es einfach halten. Wird das Übertragen von Dateien zur regelmäßigen Aufgabe, kann eine Buchhaltungsanbindung der nächste Schritt sein.
Für größere Schulen und Center kann das manuelle Übertragen von Transaktionsdaten zu unnötiger Routinearbeit werden. Mit der Viking API kann dein Entwickler eine Anbindung erstellen, die diese Daten für dein Buchhaltungssystem abruft.
Die API stellt Finanztransaktionen für einen gewählten Zeitraum bereit, darunter Beträge, Zahlungsarten und Transaktionspositionen. Sofern eingerichtet, stehen auch Produktcodes zur Verfügung, die bei der Zuordnung der Transaktionen in deiner Buchhaltung helfen.
Mehrere Viking-Kunden nutzen bereits funktionierende Anbindungen an Buchhaltungssysteme. Einmal entwickelt und eingerichtet, kann eine Anbindung Transaktionsdaten abrufen, ohne dass dein Team wiederholt Dateien exportieren und übertragen muss.
Erfahre, was die Viking Bookings API unterstützt.
Ob du eine Surfschule, eine Kitesurfschule, einen SUP-Betrieb oder ein Windsurfcenter führst: Die Grundlage sind Buchungs- und Zahlungsdaten, mit denen dein Team arbeiten kann.
Viking führt diese Daten zusammen, hilft dir, offene Zahlungen zu finden, und stellt Transaktionsdaten für die Buchhaltung bereit. Du kannst mit einem Export starten und mit wachsendem Betrieb mehr von der Übertragung automatisieren. Deine passende Buchhaltungslösung behältst du dabei bei.
Möchtest du sehen, wie Viking deine Verwaltung unterstützen kann? Bring deine bisherige Arbeitsweise für Buchungen, Zahlungen und Buchhaltung mit in eine Demo.
