Una clase pagada online, un alquiler abonado en recepción y un curso pagado en dos plazos tienen que quedar reflejados en tu administración. Viking Bookings mantiene vinculadas las reservas, los datos de clientes y los pagos registrados, y te permite utilizar esos datos en Excel o en tu propio programa de contabilidad.
Es una decisión deliberada: debes poder organizar y automatizar tu administración con las herramientas contables que mejor se adapten a tu negocio y a tu país.
Si tu contabilidad depende por completo del software de reservas, la falta de una función fiscal local puede convertirse en un problema administrativo. Puede que necesites una solución alternativa o tengas que esperar a que el proveedor la desarrolle.
Viking mantiene vinculados los registros de reservas y pagos, pero te deja elegir cómo procesarlos en tu contabilidad. Tu solución contable puede adaptarse a tu país, a la organización de tu empresa y a la forma de trabajar de quien lleva tus cuentas.
Los requisitos contables locales no deberían depender de lo que admita tu software de reservas.
En tu programa de contabilidad configuras el tratamiento correspondiente, incluidos los tipos de IVA por producto y la inversión del sujeto pasivo cuando proceda. Según el software y su configuración, también puedes automatizar el tratamiento posterior y parte de la preparación o presentación de declaraciones fiscales.
Viking aporta los registros de tu actividad diaria y el acceso a los datos de transacciones. El programa contable que elijas aplica las reglas configuradas, para que puedas adaptar tu contabilidad sin esperar a que Viking desarrolle cada función fiscal.
Un centro náutico con mucha actividad recibe pagos de distintas formas y en distintos momentos. Un cliente paga una clase de surf online, otro abona un alquiler en el centro y un tercero liquida el importe pendiente de un curso.
Viking vincula los pagos registrados con la reserva y los datos del cliente correspondientes. Tu equipo puede consultar el estado del pago en el trabajo diario y utilizar los filtros de los informes para localizar reservas con importes pendientes.
Por ejemplo, puedes identificar reservas cuyas clases ya se han impartido pero siguen pendientes de pago. Así, tu equipo tiene una lista concreta para hacer el seguimiento, sin revisar las reservas una por una.
Tu administración empieza por saber qué se ha reservado, qué se ha pagado y qué sigue pendiente.
Una reserva no siempre equivale a un solo pago. Un cliente puede reservar un curso de kitesurf en marzo, pagar un anticipo en ese momento y abonar el resto en abril.
El Transaction Report de Viking muestra cada pago registrado según su fecha de pago, incluidos los pagos parciales. También indica la reserva correspondiente y la fecha de la primera clase, para mantener el pago vinculado a su actividad.
Los informes de reservas responden a preguntas sobre las reservas; los de transacciones muestran los pagos, y los de cursos, las clases completadas. Esas fechas pueden ser distintas, por lo que cada informe tiene una finalidad.
Consulta cómo funcionan los informes de Viking.
Por nuestra experiencia, muchas escuelas pequeñas de deportes acuáticos utilizan una exportación para continuar su administración en Excel. Necesitan un registro accesible de sus transacciones sin tener que encargar una integración a medida.
Puedes exportar el Transaction Report para seguir trabajando con los datos o compartirlo con quien lleve la contabilidad. Partes de la información de pagos ya registrada en Viking, en lugar de mantener una lista aparte junto a tus reservas.
Puedes mantener una forma de trabajar sencilla mientras la carga administrativa sea manejable. Si transferir archivos se convierte en una tarea recurrente, una conexión con tu contabilidad puede ser el siguiente paso.
En escuelas y centros más grandes, trasladar datos de transacciones a mano puede convertirse en un trabajo repetitivo innecesario. La API de Viking permite a tu desarrollador crear una conexión que recupere esos datos para tu sistema contable.
La API ofrece transacciones financieras de un periodo determinado, con importes, métodos de pago y líneas de transacción. Cuando están configurados, también incluye códigos de producto que ayudan a asignar las transacciones según tu configuración contable.
Varios clientes de Viking ya tienen conexiones en funcionamiento con sistemas contables. Una vez creada y configurada, una conexión puede recuperar los datos de transacciones sin que tu equipo tenga que exportar y transferir archivos continuamente.
Descubre qué permite la API de Viking Bookings.
Si tienes una escuela de surf, una escuela de kitesurf, un negocio de SUP o un centro de windsurf, la base es la misma: registros de reservas y pagos con los que tu equipo pueda trabajar.
Viking reúne esos registros, te ayuda a identificar los pagos pendientes y facilita los datos de transacciones para la contabilidad. Puedes empezar con una exportación y automatizar más pasos del envío a medida que crezca tu negocio, manteniendo la solución contable que mejor se adapte a tus necesidades.
¿Quieres ver cómo Viking puede ayudarte con tu administración? En una demo podemos revisar cómo gestionas actualmente las reservas, los pagos y la contabilidad.
