Een online betaalde les, een verhuur die aan de balie wordt afgerekend en een cursus die in twee termijnen wordt betaald: ze moeten allemaal in je administratie terechtkomen. Viking Bookings houdt boekingen, klantgegevens en geregistreerde betalingen bij elkaar. Vervolgens kun je die gegevens gebruiken in Excel of je eigen boekhoudsoftware.
Dat is een bewuste keuze: je moet je administratie kunnen inrichten en automatiseren met de boekhoudsoftware die bij je bedrijf en je land past.
Als je boekhouding volledig afhankelijk is van je boekingssoftware, kan een ontbrekende lokale belastingfunctie een administratief probleem worden. Je hebt dan een omweg nodig of moet wachten tot de leverancier de functie ontwikkelt.
Viking houdt boekingen en betalingen bewust bij elkaar, terwijl je zelf kiest hoe je die gegevens in je boekhouding verwerkt. Zo kun je een boekhoudoplossing kiezen die past bij je land, je bedrijf en de werkwijze van je boekhouder.
Lokale boekhoudvereisten moeten niet afhangen van wat je boekingssoftware ondersteunt.
In je boekhoudprogramma stel je de juiste verwerking in, waaronder btw-tarieven per product en, waar van toepassing, verlegde btw. Afhankelijk van de software en de inrichting kun je ook de verdere verwerking en delen van de belastingrapportage of aangifte automatiseren.
Viking levert de gegevens uit je dagelijkse werk en toegang tot transactiegegevens. Je gekozen boekhoudsoftware past de ingestelde boekhoudregels toe. Zo kun je je inrichting aanpassen zonder te wachten tot Viking iedere afzonderlijke fiscale functie bouwt.
Een druk watersportcentrum ontvangt betalingen op verschillende manieren en momenten. De ene klant betaalt online voor een surfles, de andere rekent ter plaatse een verhuur af en een derde betaalt het restant van een cursus.
Viking houdt geregistreerde betalingen gekoppeld aan de bijbehorende boeking en klantgegevens. Je team kan tijdens het dagelijkse werk de betaalstatus bekijken en met rapportfilters boekingen met openstaande bedragen vinden.
Zo kun je bijvoorbeeld boekingen vinden waarvan de lessen al zijn gegeven, maar de betaling nog openstaat. Je team heeft dan een concrete lijst om op te volgen, zonder iedere boeking apart te controleren.
Je administratie begint bij weten wat er is geboekt, wat is betaald en wat nog openstaat.
Eén boeking betekent niet altijd één betaling. Een klant kan in maart een kitesurfcursus boeken, direct een aanbetaling doen en het restant in april betalen.
Het Transaction Report van Viking toont iedere geregistreerde betaling op betaaldatum, ook deelbetalingen. Je ziet ook de bijbehorende boeking en de datum van de eerste les. Zo blijft de betaling gekoppeld aan de activiteit waarvoor die is gedaan.
Boekingsrapporten beantwoorden vragen over boekingen, transactierapporten tonen betalingen en cursusrapporten tonen afgeronde lessen. Die datums kunnen verschillen. Elk rapport heeft dus een eigen doel.
Lees hoe de rapporten van Viking werken.
Onze ervaring is dat kleinere watersportscholen vaak een export gebruiken om hun administratie in Excel verder te verwerken. Ze willen een toegankelijk overzicht van hun transacties, zonder een koppeling op maat te laten bouwen.
Je kunt het Transaction Report exporteren voor verdere verwerking of delen met degene die je boekhouding verzorgt. Je begint met de betaalgegevens die al in Viking staan, in plaats van een losse lijst naast je boekingen bij te houden.
Je kunt het eenvoudig houden zolang je administratie behapbaar blijft. Wordt het overzetten van bestanden een terugkerende klus? Dan kan een boekhoudkoppeling een volgende stap zijn.
Voor grotere scholen en centra kan het handmatig overzetten van transactiegegevens onnodig terugkerend werk worden. Met de Viking API kan je ontwikkelaar een koppeling bouwen die deze gegevens voor je boekhoudsysteem ophaalt.
De API biedt financiële transacties voor een gekozen periode, met onder meer bedragen, betaalmethoden en transactieregels. Waar ingesteld, zijn ook productcodes beschikbaar om transacties aan de juiste onderdelen van je boekhouding te koppelen.
Verschillende Viking-klanten hebben al werkende koppelingen met boekhoudsystemen. Een gebouwde en ingestelde koppeling kan transactiegegevens ophalen zonder dat je team steeds bestanden hoeft te exporteren en over te zetten.
Bekijk wat de Viking Bookings API ondersteunt.
Heb je een surfschool, kitesurfschool, SUP-bedrijf of windsurfcentrum? De basis is hetzelfde: boekings- en betaalgegevens waar je team mee kan werken.
Viking brengt die gegevens bij elkaar, helpt je openstaande betalingen te vinden en maakt transactiegegevens beschikbaar voor je boekhouding. Je kunt beginnen met een export en meer van de overdracht automatiseren naarmate je bedrijf groeit. Je houdt daarbij de boekhoudoplossing die bij je past.
Wil je zien hoe Viking je administratie kan ondersteunen? Neem je huidige werkwijze voor boekingen, betalingen en boekhouding mee naar een demo.
