Un cours payé en ligne, une location réglée à l’accueil et un stage payé en deux fois doivent tous se retrouver dans votre gestion administrative. Viking Bookings garde les réservations, les données clients et les paiements enregistrés liés entre eux. Vous pouvez ensuite utiliser ces données dans Excel ou dans votre propre logiciel comptable.
C’est un choix délibéré : vous devez pouvoir organiser et automatiser votre gestion avec les outils comptables adaptés à votre entreprise et à votre pays.
Si votre comptabilité dépend entièrement de votre logiciel de réservation, l’absence d’une fonction fiscale locale peut devenir un problème administratif. Vous devez alors trouver une solution de contournement ou attendre que l’éditeur développe cette fonction.
Viking garde volontairement vos réservations et vos paiements liés, tout en vous laissant choisir comment les traiter en comptabilité. Votre solution comptable peut ainsi correspondre à votre pays, à votre structure d’entreprise et à la façon de travailler de votre comptable.
Les exigences comptables locales ne devraient pas dépendre de ce que votre logiciel de réservation prend en charge.
Dans votre logiciel comptable, vous paramétrez le traitement approprié, notamment les taux de TVA par produit et l’autoliquidation lorsqu’elle s’applique. Selon le logiciel et sa configuration, vous pouvez aussi automatiser la suite du traitement et une partie de la préparation ou de la transmission des déclarations fiscales.
Viking fournit les enregistrements issus de votre activité quotidienne et l’accès aux données de transaction. Le logiciel comptable choisi applique les règles configurées. Vous pouvez ainsi faire évoluer votre organisation sans attendre que Viking développe chaque fonction fiscale.
Un centre nautique très fréquenté reçoit des paiements de différentes façons et à différents moments. Un client paie un cours de surf en ligne, un autre règle une location sur place et un troisième verse le solde d’un stage.
Viking relie les paiements enregistrés à la réservation et aux données clients correspondantes. Votre équipe peut vérifier le statut du paiement au quotidien et utiliser les filtres des rapports pour trouver les réservations avec un montant restant dû.
Vous pouvez par exemple repérer les réservations dont les cours ont déjà eu lieu mais qui ne sont pas encore payées. Votre équipe dispose alors d’une liste précise pour les relances, sans devoir vérifier chaque réservation séparément.
Votre gestion commence par savoir ce qui a été réservé, ce qui a été payé et ce qui reste dû.
Une réservation ne correspond pas toujours à un seul paiement. Un client peut réserver un stage de kitesurf en mars, verser immédiatement un acompte et payer le solde en avril.
Le Transaction Report de Viking présente chaque paiement enregistré à sa date de règlement, y compris les paiements partiels. Il indique aussi la réservation correspondante et la date du premier cours. Le paiement reste ainsi lié à l’activité concernée.
Les rapports de réservation répondent aux questions sur les réservations, les rapports de transaction présentent les paiements et les rapports de cours indiquent les séances réalisées. Ces dates peuvent différer : chaque rapport répond donc à un besoin distinct.
Découvrez comment fonctionnent les rapports de Viking.
D’après notre expérience, les petites écoles de sports nautiques utilisent souvent un export pour poursuivre leur gestion dans Excel. Elles ont besoin d’un relevé de leurs transactions facile à exploiter, sans faire développer une intégration sur mesure.
Vous pouvez exporter le Transaction Report pour poursuivre le traitement des données ou le partager avec la personne qui tient votre comptabilité. Vous partez des informations de paiement déjà enregistrées dans Viking, plutôt que d’une liste séparée à tenir en parallèle des réservations.
Vous pouvez garder une organisation simple tant que la charge administrative reste gérable. Si le transfert de fichiers devient récurrent, une connexion avec votre logiciel comptable peut être l’étape suivante.
Pour les écoles et les centres plus importants, transférer les données de transaction à la main peut devenir une tâche répétitive inutile. L’API Viking permet à votre développeur de créer une connexion qui récupère ces données pour votre système comptable.
L’API fournit les transactions financières sur une période choisie, notamment les montants, les modes de paiement et les lignes de transaction. Lorsqu’ils sont configurés, les codes produits sont également disponibles pour aider à affecter ces transactions selon votre organisation comptable.
Plusieurs clients de Viking disposent déjà de connexions fonctionnelles avec des logiciels comptables. Une fois développée et configurée, une connexion peut récupérer les données de transaction sans que votre équipe ait à exporter et transférer des fichiers à répétition.
Découvrez ce que permet l’API Viking Bookings.
Que vous gériez une école de surf, une école de kitesurf, un centre de SUP ou un centre de windsurf, la base reste la même : des données de réservation et de paiement utilisables par votre équipe.
Viking réunit ces données, vous aide à repérer les paiements en attente et met les données de transaction à disposition pour la comptabilité. Vous pouvez commencer par un export et automatiser davantage le transfert à mesure que votre entreprise grandit, tout en conservant la solution comptable qui vous convient.
Vous souhaitez voir comment Viking pourrait vous aider dans votre gestion ? Lors d’une démo, présentez-nous votre façon actuelle de gérer les réservations, les paiements et la comptabilité.
