A final de mes necesitas saber cuántas horas ha impartido cada instructor. Reconstruir ese resumen a partir de calendarios, mensajes y hojas de cálculo aparte añade trabajo cuando la información de las clases ya está en Viking.
Viking Bookings calcula las horas de los instructores a partir de la planificación de clases y del tiempo de instrucción configurado para cada producto. Tu equipo puede revisar los registros, corregir las excepciones y exportar los detalles como base para los pagos.
Un mes con mucha actividad puede incluir clases privadas de kitesurf, clases de surf en grupo y sesiones de wingfoil, impartidas por distintos instructores. Para preparar sus pagos, necesitas saber quién ha impartido qué y cuánto tiempo de instrucción debes contabilizar.
Llevar una hoja de horas aparte significa volver a registrar información que ya existe en tu planificación de clases. También crea otro lugar que actualizar cuando cambia una clase.
Viking conecta esas dos tareas. Una clase pasada con un instructor asignado suma horas a ese instructor, utilizando el tiempo de instrucción configurado para el producto.
Mantienes la planificación al día durante todo el mes. Esa misma información te da un punto de partida para pagar a los instructores.
Por defecto, Viking toma el tiempo de instrucción de la configuración del producto. No necesitas volver a introducir el tiempo habitual de enseñanza para cada clase.
Así se mantiene un criterio uniforme en el trabajo recurrente. Cada producto aporta su tiempo de instrucción configurado, salvo que se cambie manualmente para una clase concreta.
El resumen de horas muestra las horas por instructor y el total del equipo. Puedes revisar los registros antes de utilizarlos para preparar los pagos.
Una agenda llena para la semana que viene no significa que esas horas ya se hayan trabajado. El resumen de horas de instructores de Viking incluye las clases pasadas, por lo que las reservas futuras no aumentan el total.
Las clases canceladas también quedan fuera. Si se cancela una clase y se devuelve al cliente para que pueda programarla de nuevo, su tiempo de instrucción se elimina automáticamente de las horas del instructor.
Esto es relevante en actividades que dependen del tiempo. Una clase prevista que no llegó a celebrarse no debería seguir en el resumen de horas solo porque estuvo en la planificación.
El tiempo de instrucción habitual es una referencia útil, pero un día en el agua no siempre sigue el plan original. Por ejemplo, una clase puede terminar antes y dejar menos tiempo de enseñanza del que indica normalmente el producto.
Tu equipo puede corregir las horas registradas para reflejar ese cambio. Los planificadores y los responsables de la escuela pueden revisar y ajustar las horas, para que las personas implicadas en el trabajo diario gestionen las excepciones.
La configuración del producto resuelve el cálculo habitual. Tu equipo resuelve las excepciones.
El total de horas no siempre basta para preparar un pago. Algunas escuelas pagan al instructor una tarifa distinta según el producto impartido.
La exportación de horas de Viking incluye el producto, para que puedas distinguir las actividades al procesar las horas. Una escuela de vela puede pagar tarifas distintas por clases privadas y cursos en grupo. Un centro de windsurf o una escuela de SUP puede utilizar ese mismo detalle al aplicar sus propios acuerdos de pago.
Puedes exportar las horas a CSV para seguir trabajando en una hoja de cálculo o en tu administración. Viking aporta las horas y la información del producto; tu escuela aplica las tarifas correspondientes y gestiona el pago.
Los pagos de clientes son una parte de la gestión de tu escuela. Llevar el control del trabajo que han realizado tus instructores es otra.
Viking ayuda con ambas al mantener disponible la información del trabajo diario para la administración. Tu planificación aporta la base para las horas de instructores, mientras tu equipo puede revisar las excepciones y exportar los registros para el siguiente paso.
Junto con los informes de transacciones y la gestión contable, esto te ayuda a utilizar la información ya registrada en Viking en lugar de crear listas aparte una y otra vez.
Antes de preparar los próximos pagos a instructores, comprueba el tiempo de instrucción configurado para tus productos, revisa las horas y corrige las excepciones. Después exporta los registros y utilízalos como base para el pago.
