À la fin du mois, vous devez savoir combien d’heures de cours chaque moniteur a assurées. Reconstituer ce relevé à partir des plannings, des messages et de tableaux séparés ajoute du travail, alors que les informations sur les cours sont déjà dans Viking.
Viking Bookings calcule les heures des moniteurs à partir de votre planning et du temps d’enseignement défini pour chaque produit. Votre équipe peut vérifier les relevés, corriger les écarts et exporter les détails pour préparer les paiements.
Un mois chargé peut mêler des cours particuliers de kitesurf, des cours collectifs de surf et des séances de wingfoil, assurés par différents moniteurs. Pour préparer leurs paiements, vous devez savoir qui a enseigné quoi et quel temps d’enseignement comptabiliser.
Tenir un relevé d’heures séparé revient à saisir des informations qui figurent déjà dans votre planning de cours. Cela crée aussi un autre document à mettre à jour lorsque les cours changent.
Viking relie ces deux tâches. Un cours passé auquel un moniteur est affecté compte dans ses heures, sur la base du temps d’enseignement défini pour le produit.
Vous tenez votre planning à jour tout au long du mois. Ces mêmes informations servent de point de départ pour rémunérer vos moniteurs.
Par défaut, Viking reprend le temps d’enseignement dans les paramètres du produit. Vous n’avez pas besoin de saisir à nouveau la durée habituelle pour chaque cours.
Le calcul reste ainsi cohérent d’un cours à l’autre. Chaque produit fournit le temps d’enseignement défini, sauf si celui-ci est modifié manuellement pour un cours précis.
Le relevé affiche les heures par moniteur ainsi que le total de l’équipe. Vous pouvez vérifier les données avant de les utiliser pour préparer les paiements.
Un planning complet pour la semaine prochaine ne signifie pas que ces heures ont déjà été travaillées. Le relevé des heures des moniteurs de Viking inclut les cours passés : les réservations à venir ne gonflent donc pas le total.
Les cours annulés sont également exclus. Si un cours est annulé et rendu au client pour qu’il puisse le reprogrammer, son temps d’enseignement est automatiquement retiré des heures du moniteur.
C’est important pour les activités qui dépendent de la météo. Un cours prévu mais qui n’a pas eu lieu ne doit pas rester dans le relevé simplement parce qu’il figurait au planning.
Le temps d’enseignement habituel est un point de départ utile, mais une journée sur l’eau ne suit pas toujours le programme prévu. Un cours peut par exemple finir plus tôt, avec un temps d’enseignement inférieur à celui normalement défini pour le produit.
Votre équipe peut corriger les heures enregistrées pour tenir compte de ce changement. Les responsables du planning et les responsables de l’école peuvent vérifier et ajuster les heures. Les personnes impliquées dans le travail quotidien peuvent ainsi traiter les exceptions.
Les paramètres du produit gèrent le calcul habituel. Votre équipe gère les exceptions.
Un total d’heures ne suffit pas toujours pour préparer un paiement. Certaines écoles rémunèrent les moniteurs à un tarif différent selon le produit concerné.
L’export des heures de Viking indique le produit, pour distinguer les activités lors du traitement des heures. Une école de voile peut appliquer des tarifs différents pour les cours particuliers et les stages collectifs. Un centre de windsurf ou une école de SUP peut utiliser ce même détail pour appliquer ses propres accords de rémunération.
Vous pouvez exporter les heures au format CSV pour poursuivre le traitement dans un tableur ou dans votre gestion administrative. Viking fournit les heures et les informations sur les produits ; votre école applique les tarifs correspondants et effectue les paiements.
Les paiements clients sont un volet de la gestion de votre école. Le suivi du travail effectué par vos moniteurs en est un autre.
Viking vous aide sur ces deux aspects en gardant les informations du quotidien disponibles pour votre gestion administrative. Votre planning sert de base au calcul des heures des moniteurs. Votre équipe peut vérifier les écarts et exporter les relevés pour la suite.
Avec les rapports de transaction et le traitement comptable, cela vous permet d’utiliser les informations déjà enregistrées dans Viking, plutôt que de recréer sans cesse des listes séparées.
Avant les prochains paiements à vos moniteurs, vérifiez le temps d’enseignement défini pour vos produits, contrôlez les heures et corrigez les écarts. Exportez ensuite les relevés et utilisez-les comme base pour les paiements.
