Aan het einde van de maand wil je weten hoeveel uur iedere instructeur les heeft gegeven. Dat overzicht opnieuw opbouwen uit planningen, berichten en losse spreadsheets kost extra werk, terwijl de lesgegevens al in Viking staan.
Viking Bookings berekent instructeursuren vanuit je lesplanning en de instructietijd die per product is ingesteld. Je team kan de gegevens controleren, afwijkingen corrigeren en de details exporteren als basis voor uitbetaling.
Een drukke maand kan bestaan uit privékitesurflessen, groepssurflessen en wingfoillessen, gegeven door verschillende instructeurs. Voor hun uitbetaling moet je weten wie wat heeft gegeven en hoeveel instructietijd meetelt.
Een losse urenlijst betekent dat je gegevens bijhoudt die al in je lesplanning staan. En als een les verandert, moet je die lijst ook weer aanpassen.
Viking brengt die twee taken bij elkaar. Een les uit het verleden waaraan een instructeur is gekoppeld, telt mee voor de uren van die instructeur. Daarbij wordt de instructietijd gebruikt die voor het product is ingesteld.
Je houdt de lesplanning de hele maand bij. Diezelfde gegevens vormen het vertrekpunt voor de uitbetaling van je instructeurs.
Viking neemt standaard de instructietijd uit de productinstellingen over. Je hoeft de gebruikelijke lestijd dus niet voor iedere afzonderlijke les opnieuw in te voeren.
Zo wordt terugkerend werk op dezelfde manier verwerkt. Elk product levert de ingestelde instructietijd, tenzij die voor een specifieke les handmatig wordt aangepast.
Het instructeursurenoverzicht toont de uren per instructeur en het totaal voor je team. Je kunt de gegevens controleren voordat je ze gebruikt om uitbetalingen voor te bereiden.
Een volle planning voor volgende week betekent niet dat die uren al zijn gewerkt. Het instructeursurenoverzicht van Viking bevat lessen uit het verleden. Toekomstige boekingen verhogen het totaal dus niet.
Geannuleerde lessen tellen ook niet mee. Wordt een les geannuleerd en teruggegeven aan de klant om opnieuw te plannen? Dan verdwijnt de instructietijd automatisch uit de instructeursuren.
Dat is belangrijk bij activiteiten die van het weer afhangen. Een geplande les die niet doorging, moet niet in het urenoverzicht blijven staan omdat die ooit in de planning stond.
De standaardinstructietijd is een handig uitgangspunt, maar een dag op het water verloopt niet altijd volgens plan. Een les kan bijvoorbeeld eerder eindigen, waardoor er minder instructietijd is dan het product normaal aangeeft.
Je team kan de geregistreerde uren daarop aanpassen. Planners en schoolmanagers kunnen instructeursuren controleren en corrigeren. Zo kunnen de mensen die bij het dagelijkse werk betrokken zijn de afwijkingen afhandelen.
De productinstellingen regelen de standaardberekening. Je team regelt de uitzonderingen.
Alleen een totaal aantal uren is niet altijd genoeg om een uitbetaling voor te bereiden. Sommige scholen betalen instructeurs een ander tarief afhankelijk van het product waarvoor ze lesgeven.
De instructeursurenexport van Viking bevat het product, zodat je die activiteiten bij het verwerken van de uren kunt onderscheiden. Een zeilschool kan bijvoorbeeld andere tarieven betalen voor privélessen en groepscursussen. Een windsurfcentrum of SUP-school kan hetzelfde productdetail gebruiken om de eigen betaalafspraken toe te passen.
Je kunt de uren exporteren naar CSV voor verdere verwerking in een spreadsheet of je administratie. Viking levert de uren en productinformatie; je school past de bijbehorende tarieven toe en regelt de uitbetaling.
Klantbetalingen zijn één kant van het runnen van je school. Bijhouden welk werk je instructeurs hebben gedaan, is een andere.
Viking ondersteunt beide door gegevens uit het dagelijkse werk beschikbaar te houden voor je administratie. Je lesplanning vormt de basis voor instructeursuren. Je team kan afwijkingen controleren en de gegevens exporteren voor de volgende stap.
Samen met transactierapportage en je boekhouding helpt dit je de gegevens te gebruiken die al in Viking staan, in plaats van steeds losse lijsten op te bouwen.
Controleer vóór de volgende instructeursuitbetaling de instructietijd van je producten, bekijk de uren en corrigeer eventuele afwijkingen. Exporteer daarna de gegevens en gebruik ze als basis voor de uitbetaling.
