Volgeboekt zijn is goed. Maar als je beperkte instructeurscapaciteit voor de verkeerde productmix gebruikt, kun je alsnog omzet laten liggen. Met de juiste beschikbaarheidsregels bepaal je wat klanten tijdens piekuren en rustige momenten kunnen boeken.
Een boekingskalender hoeft niet de hele week dezelfde productmix aan te bieden. Je zaterdagmiddag en dinsdagochtend hebben een andere commerciële waarde, dus je beschikbaarheid kan daarop aansluiten.
Druk tijdslot in het weekend
Rustig tijdslot doordeweeks
De exacte inrichting verschilt per school. Het belangrijkste is dat je boekbare beschikbaarheid je commerciële prioriteiten volgt, in plaats van ieder product simpelweg open te zetten zodra iemand het theoretisch zou kunnen geven.
Stel dat je een surfschool runt met privé- en groepslessen.
Op een rustige dinsdagochtend kan het heel logisch zijn om meerdere privélessen te verkopen. Er is capaciteit beschikbaar en die klanten nemen geen plek in die je nodig hebt voor een drukke groepsles.
Op zaterdagmiddag ligt dat anders. De vraag is hoog en de instructeurscapaciteit beperkt. Als iedere instructeur voor een privéles geboekt kan worden, kan je planning snel vollopen met privéklanten terwijl je de kans misloopt om waardevollere groepslessen te draaien.
De vraag is niet alleen: hoeveel boekingen kunnen we aannemen? De vraag is ook: voor welke boekingen willen we onze beperkte capaciteit gebruiken?
Hier wordt productbeschikbaarheid een commercieel middel in plaats van alleen een instelling in je kalender.
In Viking kan ieder product zijn eigen beschikbaarheid hebben. Producten kunnen verschillende vaste schema's, instructeursbeschikbaarheid, totale capaciteit of andere relevante planningsregels volgen.
In plaats van alles aan te bieden zodra er technisch gezien ruimte is, kun je de beschikbaarheid dus laten aansluiten op hoe jij je bedrijf wilt runnen.
Productbeschikbaarheid bepaalt wat je wilt verkopen. De beschikbaarheid van instructeurs helpt bepalen wat je team daadwerkelijk kan uitvoeren.
Instructeurs kunnen in Viking hun eigen beschikbaarheid invoeren. Je kunt ook instellen welke sporten ze kunnen geven, op welke locaties ze kunnen werken en welke prioriteit ze hebben in de automatische toewijzingsvolgorde.
Wanneer klanten boeken, kan Viking cursisten automatisch aan instructeurs koppelen op basis van de ingestelde locaties, sporten en beschikbaarheid.
Daarmee is de beschikbaarheid van instructeurs meer dan alleen een intern rooster. Het wordt onderdeel van de beschikbaarheid waarop klanten daadwerkelijk kunnen boeken.
Zonder duidelijke regels moet de planner meer commerciële en operationele beslissingen handmatig nemen.
Kan deze instructeur nog een privéles geven? Moeten we ruimte vrijhouden voor een groep? Kan een andere instructeur dit product geven? Zitten we al aan onze capaciteit?
Met de juiste product- en instructeursbeschikbaarheid zijn meer van die beslissingen al verwerkt in wat klanten kunnen boeken.
Viking houdt beschikbare tijdsloten, instructeurs en inventaris bij om overboekingen te voorkomen, terwijl de planner het dagschema blijft zien en wijzigingen kan maken wanneer dat nodig is.
De software handelt de herhaalbare regels af. Je team houdt controle over de uitzonderingen.
Bij online boekingssoftware wordt vaak één simpele vraag gesteld: Wanneer hebben we plek?
Voor een watersportschool is er een betere vraag: Wat willen we dat klanten kunnen boeken met de capaciteit die we hebben?
Met productbeschikbaarheid maak je die keuze bewust. De beschikbaarheid van instructeurs bepaalt de operationele capaciteit daaronder. Viking brengt die twee samen, zodat klanten kunnen boeken binnen de regels die jij hebt ingesteld, terwijl je planner een duidelijk overzicht houdt en de planning kan aanpassen wanneer de praktijk verandert.
Vol zitten is goed. Vol zitten met de juiste productmix kan veel waardevoller zijn.
Wil je zien hoe je beschikbaarheid kunt instellen rond je eigen producten, instructeurs en piekuren? Bekijk Vikings Geavanceerde planning of boek een demo met ons.
