De meeste verhuursystemen vragen klanten vooraf hoe lang ze iets willen huren. Voor veel watersportverhuur is dat eigenlijk een vreemde vraag.
Je kunt van plan zijn om twee uur te surfen en na 30 minuten terugkomen omdat de omstandigheden slecht zijn. Of de golven zijn perfect en je blijft zes uur op het water.
Bij Hart Beach is het idee simpel: laat de klant zelf bepalen wanneer de sessie klaar is. De tijdgebaseerde verhuursoftware van Viking is rond dat principe gebouwd. Start de verhuur wanneer de klant het materiaal meeneemt, stop hem wanneer de klant terugkomt en laat Viking de werkelijke huurtijd en prijs berekenen.
Bij traditionele verhuur kies je meestal vooraf een huurduur. De klant huurt een surfboard voor één uur, twee uur of misschien een hele dag en betaalt voor die periode.
Dat werkt als de eindtijd belangrijk is. Maar het past niet altijd bij hoe mensen watersport daadwerkelijk beleven.
De omstandigheden veranderen. Mensen worden moe. Soms valt een sessie tegen. Soms is het juist zo goed dat het laatste waar een klant aan wil denken is of de twee uur huur bijna voorbij zijn.
Tijdgebaseerde verhuur draait dat proces om. De klant bepaalt wanneer hij terugkomt en de huurduur wordt achteraf berekend.
Zo krijgt de klant meer vrijheid, zonder dat medewerkers iedere sessie handmatig hoeven bij te houden.
Wanneer een bestaande klant het centrum binnenloopt, zoekt de medewerker de klant op in Viking en selecteert het materiaal dat wordt meegenomen. Bijvoorbeeld een surfboard en wetsuit. Daarna klikt de medewerker op Start Rental.
Bij een nieuwe klant begint het proces op een iPad. De klant vult zijn gegevens in, leest de huurvoorwaarden en ondertekent deze. Daarna selecteert de medewerker het verhuurmateriaal en start de verhuur.
De klant kan nu het water op.
Wanneer de klant terugkomt, klikt de medewerker op Stop Rental. Viking gebruikt de start- en stoptijd om de huurduur en het te betalen bedrag te berekenen.
Tijdgebaseerde verhuursoftware registreert wanneer een verhuur start en stopt en berekent de prijs op basis van de werkelijke huurduur. De volledige huurperiode hoeft dus niet vooraf te worden gekozen.
Hart Beach in Scheveningen gebruikt dit model voor walk-in verhuur. Klanten kunnen zonder reservering binnenlopen en betalen achteraf op basis van de tijd die ze daadwerkelijk hebben gehuurd.
Het idee erachter is klantgericht: iemand die een surfboard huurt, zou niet vooraf hoeven voorspellen hoe lang de sessie duurt. De klant neemt het materiaal mee, gaat surfen en komt terug wanneer hij klaar is.
Daarom is tijdgebaseerde verhuur iets anders dan online simpelweg producten van één, twee of drie uur aanbieden. De eindtijd blijft open.
Hart Beach was een belangrijke praktijkcase achter Vikings Rental on Location-functionaliteit. Inmiddels gebruiken ongeveer 20 watersportscholen de module voor hun walk-in verhuur.
Voor het verhuurbedrijf heeft dit nog een voordeel.
Zonder een systeem dat de werkelijke tijd registreert, gaan medewerkers aan de balie al snel schatten.
Een klant is één uur en 23 minuten weg geweest. In plaats van precies uit te rekenen wat de klant moet betalen, zegt iemand: “Maak er maar een uur van.”
Eenmalig lijkt dat misschien onbelangrijk. Maar bij veel verhuur kunnen die kleine verschillen bij elkaar behoorlijk oplopen.
Met Viking bepalen de ingestelde prijsregels het bedrag.
Een centrum kan een vast bedrag instellen voor de eerste huurperiode en daarna verder rekenen in kleinere tijdseenheden. Afhankelijk van het product en prijsmodel kan dat bijvoorbeeld iedere 5, 15, 30 of 60 minuten zijn.
De klant krijgt de vrijheid om langer op het water te blijven, terwijl het centrum blijft afrekenen op basis van de daadwerkelijk gebruikte tijd.
Tijdgebaseerde verhuur hoeft niet iedere keer met een betaling te beginnen zodra iemand binnenloopt.
Verhuurcentra kunnen ook vooraf huurtegoed verkopen.
Een klant kan bijvoorbeeld €100 betalen en €150 huurtegoed krijgen. Een ander pakket kan meer tegoed bieden bij een hoger bedrag vooraf.
Deze huurtegoedpakketten kunnen beschikbaar worden gemaakt in het Viking-account van de klant. Een terugkerende klant kan online tegoed kopen en dat gebruiken voor toekomstige verhuur.
Voor de klant kan dat regelmatig huren aantrekkelijker maken. Voor het centrum ontstaat de mogelijkheid om toekomstige verhuur al te verkopen voordat de volgende sessie heeft plaatsgevonden.
Dat is vooral interessant voor scholen met lokale of terugkerende klanten die regelmatig materiaal huren, maar niet per se zelf materiaal willen kopen.
Surfboardverhuur is een logisch voorbeeld, maar hetzelfde verhuurmodel kan veel breder worden gebruikt.
Een surfschool kan bijvoorbeeld surfboards, wetsuits, boots of hoods verhuren. Een SUP-centrum kan walk-in klanten een board meegeven zonder dat ze vooraf precies hoeven te bepalen wanneer ze terugkomen. Een kajakverhuurder kan hetzelfde start-en-stopprincipe gebruiken.
Bij een windsurfcentrum kan het gaan om een complete set of los materiaal. Bij een kitesurfschool bijvoorbeeld om een kite, board, trapeze of complete kitesurfset.
En bij een multi-activity centrum kunnen verschillende soorten verhuurproducten via hetzelfde proces worden afgehandeld.
De onderliggende vraag blijft altijd hetzelfde: moet de klant echt al vóór de start van de verhuur bepalen wanneer hij terugkomt?
Als het antwoord nee is, kan tijdgebaseerde verhuur een natuurlijkere manier zijn om verhuur aan te bieden.
Tijdgebaseerde verhuur is niet automatisch het beste model voor ieder verhuurbedrijf.
Als een specifiek board om 14:00 terug moet zijn omdat een andere klant het al heeft geboekt, is een vaste huurperiode logisch. Het bedrijf moet dan weten wanneer het board terugkomt.
Maar veel watersportcentra werken anders. Ze hebben genoeg verhuurmateriaal en vinden het belangrijker om te weten hoeveel klanten het materiaal op dat moment gebruiken dan welk specifiek board op een bepaald tijdstip terug moet zijn.
In die situatie geeft een open eindtijd de klant aanzienlijk meer vrijheid.
Het centrum kan nog steeds zien welke verhuur actief is en hoeveel huurklanten er op dat moment op het water zijn. Wanneer iemand terugkomt, bepaalt de werkelijke huurtijd wat de klant betaalt.
Dat is een heel ander model dan iedere walk-in klant in een vooraf bepaalde boeking van één of twee uur te dwingen.
Tijdgebaseerde verhuursoftware registreert het begin en einde van een verhuur en berekent op basis daarvan de huurduur. De klant kan daardoor betalen voor de werkelijk gebruikte tijd, in plaats van altijd vooraf een vaste huurduur te kiezen.
In Viking selecteren medewerkers een bestaande klant of laten ze een nieuwe klant zich registreren op een iPad. Daarna selecteren ze de verhuurproducten en starten ze de verhuur. Wanneer de klant terugkomt, stopt de medewerker de verhuur en berekent Viking de huurtijd en prijs.
Ja. Viking kan het bedrag berekenen op basis van de werkelijke huurduur en de prijsregels die voor het verhuurproduct zijn ingesteld. Een bedrijf kan een vast startbedrag combineren met extra tijdseenheden.
Ja. Nieuwe klanten kunnen op een iPad hun gegevens invullen, de geldende voorwaarden lezen en ondertekenen voordat de medewerker de verhuur start.
Het model kan worden gebruikt voor verschillende verhuurproducten, waaronder surfboards, SUP's, kajaks, wetsuits, windsurfmateriaal en kitesurfmateriaal. Het is vooral handig wanneer klanten zelf kunnen bepalen wanneer ze terugkomen.
Wat is verhuursoftware op basis van tijd?
Hoe werkt verhuursoftware voor klanten die zonder reservering binnenlopen?
Kan verhuursoftware de huurprijs automatisch berekenen?
Kunnen nieuwe verhuurklanten de voorwaarden ter plaatse ondertekenen?
Welke materialen kun je verhuren op basis van tijd?
